Modificación del régimen de documentos de control laboral

Con fecha 2 de octubre de 2017, el Poder Ejecutivo dictó un Decreto que aprobó un nuevo régimen para la Planilla de Trabajo Unificada y los demás documentos de control laboral. 

¿Qué documentos modifica el Decreto?

Por un lado, reglamenta los datos de los trabajadores que debe registrar la empresa ante el BPS y en el sistema de Planilla de Trabajo Unificada, y, por otro lado, actualiza la reglamentación en torno a la documentación de control laboral (Libro de Registro Laboral, Recibos de Salario y Comunicado de Licencia).

¿A quién se aplica el Decreto?

El mismo es aplicable para todo empleador del sector privado y personas públicas no estatales, que tengan personal dependiente. Alcanza a los empleadores de trabajo doméstico, pero con varias particularidades que se comentan más adelante.

¿Qué datos del trabajador debe registrar la empresa ante el BPS?

Los empleadores deben registrar ante el BPS los siguientes datos:

a) grupo y subgrupo de actividad y, en su caso, capitulo y/o bandeja que le corresponda en la clasificación de actividades correspondiente a los Consejos de Salarios;

b) categoría laboral de cada trabajador, de conformidad a la descripción prevista para el grupo y subgrupo y, en su caso, para el capítulo y/o bandeja al que pertenezca la empresa;

c) jornada de trabajo, descansos intermedio y semanal;

d) forma de remuneración, monto y composición de la misma de cada trabajador (sueldo base, comisiones, presentismo, incentivos, alimentación, etc.);

e) los demás datos que indique el BPS.

 
El empleador podrá dejar constancia de cualquier otro dato que interese al contrato o relación de trabajo, en el ítem “Observaciones” de la Planilla de Trabajo Unificada.

¿Existe algún plazo para modificar los datos ya ingresados cuando se producen cambios en la relación laboral?

Toda modificación que opere en el transcurso de la relación de trabajo, deberá ser registrada ante el BPS dentro del plazo de 15 días corridos, contados a partir de la fecha en que aconteció el mismo.

¿Existe algún plazo para cumplir con el registro de datos ante el BPS?

El empleador que al 2/10/2017 cuente con actividad registrada ante el BPS, dispondrá de un plazo extraordinario para cumplir con el registro de los datos previstos por el artículo 2, en los términos que establezca el calendario que fije el MTSS.
Dicho calendario no se aplicará cuando el registro corresponda al ingreso de un nuevo trabajador, en cuyo caso, el grupo y sub-grupo de actividad, bandeja y/o capítulo en caso de corresponder, categoría laboral, horarios correspondientes a la jornada de trabajo, descanso intermedio y semanal, así como la forma de remuneración, monto y composición de la misma, deberán consignarse simultáneamente con el registro de los datos que establece el Decreto N° 40/998, de 11 de febrero de 1998, y sus modificativos.

¿Qué datos debe contener la Planilla de Trabajo Unificada?

La Planilla de Trabajo Unificada se confecciona digitalmente a través de la página del BPS y contiene los siguientes datos:

Datos del empleador: razón social, naturaleza jurídica, domicilio, grupo, subgrupo y, en su caso, capítulo y/o bandeja que le corresponda, de acuerdo a la clasificación de actividades correspondiente a los Consejos de Salarios, número de Registro Único Tributario, número de Registro ante el Banco de Previsión Social, titular o titulares, y fecha de inicio de sus actividades.

Datos del personal: nombre de los trabajadores que estén en actividad y de aquellos que hayan egresado en el último año calendario, a contar desde la fecha de emisión del reporte, fecha de nacimiento, sexo, categoría laboral, vínculo funcional, fecha de ingreso y egreso si lo hubiera, salario base de acuerdo al régimen de remuneración, horario de trabajo, descanso intermedio y semanal.

¿Existe obligación de que la Planilla de Trabajo Unificada sea accesible a los trabajadores?

El reporte Planilla de Trabajo Unificada será accesible al empleador y, por su intermedio, a sus trabajadores. El empleador se encuentra obligado a asegurar al trabajador el acceso al mismo.

¿Cuáles son las principales disposiciones en torno al Libro de Registro Laboral?

Todo empleador del sector privado, incluido el que constituye una persona pública no estatal, que tenga personal dependiente, está obligado a llevar un Libro de Registro Laboral por cada establecimiento.

Dicha obligación deberá cumplirse dentro de un plazo de 10 días hábiles contados a partir del siguiente al de inicio de la actividad.

El empleador que, al 2/10/2017 ya hubiera registrado el Libro de Registro Laboral, no deberá proceder nuevamente a su registro.

El empleador debe anotar en el Libro de Registro Laboral:

a) antes de su verificación, los cambios de horario y turno del trabajador;

b) las horas que excedan el horario normal de trabajo;

c) el horario que cumplen diariamente aquellos trabajadores que, por la naturaleza de la actividad que realizan, no sea posible establecer con antelación la hora de comienzo y de finalización de la jornada.

d) los accidentes de trabajo que ocurran, ordenados en forma cronológica y sucesiva, fecha de los mismos, nombre del o de los accidentados, descripción sucinta de los hechos, medidas adoptadas o a adoptarse para evitarlos, debiendo efectuar dicha anotación dentro de las 24 horas siguientes de acaecido el accidente.

e) Fecha de suscripción de Convenio de fraccionamiento de licencia y/o cómputo de feriados, en el caso que corresponda.

Los inspectores dejarán constancia en dicho Libro de cada visita que realicen a las empresas.

¿Cuáles son las principales disposiciones en torno los Recibos de Salario?

Obligación de extender recibo:

Todo empleador, inclusive los del servicio doméstico, estará obligado a expedir y entregar a sus trabajadores el recibo de pago correspondiente en oportunidad de abonar cualquier suma o remuneración, sea cual sea el sistema de pago utilizado.
Dichos recibos servirán de constancia laboral a los efectos establecidos en el artículo 10° de la Ley N° 16.244 de 30 de marzo de 1992 y en ellos deberá constar:
a) Nombres y apellidos completos del trabajador, cédula de identidad, fecha de ingreso, cargo y/o categoría y forma de remuneración.

b) Nombre y domicilio del empleador, grupo y subgrupo de actividad, número de registro ante el Banco de Previsión Social, o Caja Paraestatal de Seguridad Social, número de carpeta del Banco de Seguros del Estado, y número de RUT o cédula de identidad cuando corresponda.

c) Relación detallada de todos los rubros que componen la remuneración: sueldo, horas extras, feriados pagos, nocturnidad, antigüedad, aguinaldo, jornal, jornal de vacaciones, salario vacacional, indemnizaciones y en general todo otro concepto relativo al vínculo laboral. 

d) Relación detallada de los descuentos que se efectúen.

e) Fecha efectiva de pago.

f) La declaración de la empresa de haber efectuado los aportes de seguridad social correspondientes a los haberes liquidados al trabajador el mes anterior y, en caso de no haber efectuado los aportes patronales respectivos, la declaración de haber vertido los aportes obreros descontados en su carácter de agente de retención.

Para el caso de que el pago de los haberes se realice a través de depósito ante una Institución de Intermediación Financiera, el recibo deberá consignar asimismo, el nombre de la Institución, número de cuenta y número de transacción. Si el pago se realiza a través de dinero electrónico, se deberá consignar el instrumento utilizado y su identificación. En ambos casos, se considerará como fecha efectiva de pago, aquella en la cual el dinero depositado como salario a nombre del trabajador quede efectivamente a su disposición.

Recibo en formato electrónico:

El empleador podrá expedir el recibo en formato electrónico, para lo cual deberá cumplir con los siguientes requisitos:

a) Instrumentar un sistema informático que permita la visualización del recibo en forma remota por parte del trabajador, proporcionando a estos efectos un usuario y una contraseña que habilite su consulta y control. El acceso a la información contenida en los recibos y la documentación que lo respalde, debe estar disponible y accesible por el término de prescripción de los créditos laborales, y ser suministrada ante el requerimiento de los organismos de contralor del MTSS, del BPS y del BSE.
b) Suministrar el recibo en formato papel ante la simple solicitud del trabajador, o facilitar su impresión con terminales e impresoras dispuestas en lugares accesibles a todos los trabajadores.

c) El recibo expedido electrónicamente debe contener los mismos datos que el recibo emitido en formato papel.

Firma del recibo por parte del trabajador:

La firma de una copia del recibo de pago de haberes por parte del trabajador, será necesaria cuando:

a) el recibo se expida exclusivamente en formato papel,

b) el pago se efectúe en aplicación de las excepciones previstas por el artículo 21° de la Ley N° 19.210 de 29 de abril de 2014, en redacción dada por el artículo 4° de la Ley N° 19.478 de 05 de enero de 2017, así como por cualquier otra norma que habilite su pago en efectivo.

Obligación de conservar los recibos:

El empleador deberá conservar los recibos de pago, sean éstos expedidos en formato electrónico o en papel, por el término durante el cual puedan ser exigibles los créditos laborales cuyo pago acrediten (5 años), de conformidad a las leyes vigentes, debiendo ser suministrados ante el requerimiento de los organismos de contralor del MTSS, del BPS y del BSE.

¿Cuáles son las principales disposiciones en torno al Comunicado de Licencia?

Comunicado de Licencia:

Todo empleador deberá confeccionar un listado de licencia, total o parcial a gozar por sus trabajadores en el que deberá constar los siguientes datos:

a) nombre completo del trabajador;

b) fecha de ingreso;

c) fecha de inicio y de finalización de la licencia;

d) firma del trabajador.

El listado de licencias podrá establecerse por grupo de actividad, por zonas geográficas o individualmente para cada empresa y deberá incorporarse al Libro de Registro Laboral en forma previa al inicio del goce de la misma por parte del trabajador. Si la empresa cuenta con un número importante de trabajadores podrá registrar los listados de licencia en las condiciones establecidas en el artículo 17.

¿Existe alguna excepción en cuanto a la documentación laboral o registro en el caso del empleo doméstico?

Quedan exceptuados de las obligaciones dispuestas en los capítulos II, III IV y VI del decreto (Registro de datos, Planilla de Trabajo Unificada, Libro de Registro Laboral y Comunicado de Licencia), los empleadores del servicio doméstico.

¿Existe alguno otra exclusión o excepción al régimen de Planilla de Trabajo Unificada?

Quedan exceptuados de las obligaciones dispuestas en el capítulo II del decreto (Registro de datos) los empleadores de trabajadores incluidos en el ámbito de afiliación de la Caja de Jubilaciones y Pensiones Bancarias (Ley N° 18.396 de 24 de octubre de 2008 y modificativas), de la Caja Notarial de Seguridad Social (Ley N° 17.437 de 20 de diciembre de 2001 y modificativas), y de la Caja de Jubilaciones y Pensiones de Profesionales Universitarios (Ley N° 17.738 de 7 de enero de 2004 y modificativas), en lo que refiere a dichos trabajadores.

Otras disposiciones importantes

Trabajo de personas extranjeras:

Ningún empleador podrá contratar laboralmente a personas extranjeras que se encuentren en situación irregular en el territorio nacional. El empleador deberá exigir al trabajador la documentación emitida por la Dirección Nacional de Migración o el Ministerio de Relaciones Exteriores, según corresponda de conformidad con lo establecido en los artículos 19 y 20 de la Ley N° 18.250 de 6 de enero de 2008 y los artículos 8° y 42° a 46° del Decreto 394/009 de 24 de agosto de 2009. Los Inspectores de Trabajo quedan autorizados a controlar y a exigir dicha documentación. 

Clausura de actividades empresariales ante BPS:

El BPS no registrará la clausura de actividades si el empleador mantiene expedientes en trámite motivados en incumplimientos a las normas laborales o multas impagas ante la IGTSS. La IGTSS expedirá una constancia para que el empleador acredite la ausencia de dichos extremos ante el BPS.

Destrucción, extravío o hurto de los documentos: en tal caso la empresa deberá formular la denuncia dentro de las 48 horas ante la Seccional Policial y dispondrá de 3 días hábiles luego de la denuncia para muñirse nuevamente de la documentación.

¿Cuáles son las sanciones aplicables en casos de incumplimientos al Decreto?

Las infracciones se sancionarán con amonestación, multa o clausura del establecimiento.

La amonestación implica que la empresa pasa a integrar el Registro de Infractores a las Normas Laborales.

Las multas se graduarán según la gravedad de la infracción en una cantidad fijada entre los importes de uno a ciento cincuenta jornales o días de sueldo de cada trabajador comprendido en la misma, o que pueda ser afectado por ella. El monto de la multa así determinado, se convertirá a unidades reajustables. En caso de reincidencia, se duplica la escala anterior.

La clausura de los establecimientos no podrá ser mayor a los seis días, quedando las empresas obligadas a abonar la totalidad de los sueldos, salarios y demás obligaciones emergentes de la relación de trabajo, por el término que dure el cierre de los mismos. La clausura de los establecimientos será aplicable ante la comprobación de infracciones que demuestren una clara defraudación al Estado o perjuicio a los trabajadores.

En particular, se ha determinado como infracción leve el hecho de no registrar ante el BPS, cualquier cambio relativo al grupo, subgrupo de actividad, y, en su caso, capítulo y/o bandeja que le corresponda a la empresa en los Consejos de Salarios, así como aquellos referentes a la categoría y horarios del trabajador, y a la forma, monto y composición de su remuneración.

Por otro lado, se ha catalogado como infracción grave el hecho de no registrar ante el BPS el grupo, subgrupo de actividad, y, en su caso, capítulo y/o bandeja que le corresponda a la empresa en los Consejos de Salarios, no registrar la categoría y horarios del trabajador, forma, monto y composición de la remuneración del trabajador, no permitir el acceso a los trabajadores a la Planilla de Trabajo Unificada puesta a su disposición por intermedio del empleador a través del sitio web del BPS, no disponer de la Planilla de Trabajo Unificada en el momento de la visita de los Inspectores de Trabajo.

¿Qué sucede con la reglamentación anterior? 

El Decreto dispone la derogación de los Decretos Nº 108/007, Nº 306/009 y Nº 173/015.

Alejandro Castello Illione y Federico Rosenbaum Carli